Anwendungsfälle
Häufig sind Anwendungen im HCM-Modul an einen sogenannten Workflow angebunden. Workflows sorgen für eine automatisierte Durchführung eines Prozesses. Sie veranlassen, dass beispielsweise Bearbeiter oder Vorgesetzte eine Benachrichtigung über den aktuellen Stand des Prozesses erhalten.
Werden eigene Entwicklungen für das HCM Modul implementiert, ist es häufig notwendig, den Personalbeauftragen für einen Mitarbeiter auszulesen. Die Daten des Personalbeauftragten werden herangezogen, um beispielsweise einen Workflow weiter zu führen. Der Personalbeauftragte kann exemplarisch bei einem Abwesenheitsantrag oder eines Mehrarbeitsantrags einschreiten. In anderen Fällen ist es notwendig bei einem Antrag die genehmiungspflichtige Person zu ändern.
Workflows gehören zu unserer täglichen Arbeit, aber immer wieder erleben wir, dass effiziente Prozesse und deren Abbildung unseren Kunden Probleme bereiten. Wenn auch Sie einen Partner brauchen, der Ihre Prozesse optimiert und im SAP System abbildet, sind meine Mitarbeiter und ich die richtige Wahl.
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– Alexander Graf, Fachbereichsleiter
Jedoch muss innerhalb der Anwendung bekannt sein, welche Person als Personalbeauftragter deklariert ist.
Des Weiteren ist es notwendig zu wissen, welcher Personalbeauftragte bestimmten Mitarbeitern oder Mitarbeitergruppen zugeordnet ist, damit der Personalbeauftrage nur die Anträge angezeigt bekommt, für welche er zuständig ist.
Voraussetzungen
Grundvoraussetzung ist, dass die organisatorischen Zuordnungen für alle Mitarbeiter gepflegt sind. Desweiteren benötigt der Personalbeauftragte einen Zugang zum jeweiligen SAP System, in welchem er an eine Personalnummer in der Personaladministration gebunden ist. In den Customizing-Einstellungen unter dem Pfad ‚Personalmanagement > Personaladministration > Organisatorische Daten > Organisatorische Zuordnung > Sachbearbeiter festlegen‘ kann der Personalbeauftragte für das System festgelegt werden.
In der Einstellungstabelle wird nun ein neuer Eintrag erstellt. Dieser Eintrag enthält den SAP-Usernamen des Personalbeauftragten, als auch dessen Namen, Anrede und interne Telefonnummer. Dieser Eintrag wird einer Mitarbeitergruppe zugeordnet, für welche der Personalbeauftragte zuständig ist. Innerhalb dieser Gruppe wird dem Sachbearbeiter noch ein eindeutiges Merkmal vergeben um ihn zu identifizieren.
Wurde ein Sachbearbeiter nun festgelegt, wird dieser den Mitarbeitern zugeordnet. Dies geschieht in der Personaladministration für einen Mitarbeiter im Infotyp 0001. Wird die Suchhilfe im Feld ‚Personal‘ in der Rubrik ‚Sachbearbeiter‘ aktiviert erscheint nun eine Auswahl der festgelegten Sachbearbeiter. Mit einem Klick wird ein Sachbearbeiter dem Mitarbeiter zugeordnet.
Auslesen des Personalbeauftragten
Sind die Sachbearbeiter in der Personaladministration gepflegt, so können diese in der zu entwickelnden Anwendung ausgelesen werden. Dafür wird der Funktionsbaustein ‚HR_READ_INFOTYPE‘ genutzt, um den Infotypen 0001 auszulesen. Dazu erwartet der Funktionsbaustein die Personalnummer, für welchen der Personalbeauftragte ausgelesen werden soll, sowie den auszuwertenden Gültigkeitszeitraum.
Als Rückgabewert erhält man eine interne Tabelle des Typs PA0001. Diese Struktur enthält die Attribute ‚sbmod‘ und ‚sachp‘. Nun liest man den Eintrag der Datenbanktabelle ‚t526‘ welcher in der Spalte ‚werks‘ den Wert des Attributs ‚sbmod‘ und in der Spalte ‘sachx‘ der Wert des Attributs ‚sachp‘ enthält. Dadurch erhält man den SAP-Nutzer des Personalbearbeiters. Anhand des Funktionsbausteins ‚RP_GET_PERNR_FROM_USERID‘ bekommt man die Personalnummer des Sachbearbeiters.
Diese Personalnummer kann nun dem Workflow mitgegeben werden oder wenn benötigt, ruft man den Funktionsbaustein ‚HR_READ_INFOTYPE‘ für diese Personalnummer auf und liest den Infotypen 0002 aus, welcher alle persönlichen Daten zu der Person enthält.
Nutzen Sie Workflow und hatten bereits Probleme beim finden des richtigen Bearbeiters, oder hatten gar andere Probleme im Workflowcontext? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.
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