Sie lieben Excel? Der Großteil Ihrer Mitarbeiter liebt Excel? Ich liebe es auch. Excel-Lösungen sind in vielen Anwendungsgebieten unglaublich praktisch und bieten einen Funktionsumfang von: „Ich erstelle eine private Finanzübersicht“ bis „Ich erstelle meine komplette unternehmerische Vertriebsplanung“. Die Frage ist jedoch: In welchen Fällen macht Excel Sinn und ab wann sollte auf eine SAP-Lösung gesetzt werden?
Das Problem vieler Unternehmen
Das Problem ist oftmals, dass der Gebrauch von Excel ausufert und Anwendungsfälle mit Excel gelöst w erden, die im SAP-System gelöst werden sollten. Da die meisten Mitarbeiter zumindest grundlegend mit Excel umgehen können und wenige meistens sogar sehr gut, werden schnell umfangreiche Excel-Lösungen erstellt. Über die Jahre wachsen diese Anwendungen undaußer 1-2 Mitarbeitern, die sich mit den Formeln, Formatierungen und evtl. sogar Makros (VBA) auskennen, weiß jeder nur das was er sieht. Es gibt keine Dokumentation und die Anforderungen erfolgen auf kurzem Dienstweg. Dies führt dazu, dass sich im Hintergrund eine ganze Schatten-IT aufbaut, von der im Unternehmen niemand einen genauen Überblick hat, geschweige denn vernünftigen Support bieten könnte.
Gefahren die sich vermeiden lassen
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Besonders im HR-Umfeld gehen von umfangreichen Excel-Lösungen große Gefahren aus. Der Anspruch an die Datensicherheit ist beim Umgang mit den sensiblen Personaldaten besonders hoch. Excel-Lösungen besitzen jedoch kein Berechtigungskonzept und Mitarbeiter können eine Excel-Datei problemlos kopieren und fälschlicherweise in öffentlichen Ordnern ablegen. Auch die Datenintegrität stellt häufig ein Problem dar, weil in Excel keine Validierung der Eingaben stattfindet, werden schnell fehlerhafte Daten eingegeben. Durch falsche Zellformatierungen kann es außerdem zu bösen Überraschungen kommen, sodass völlig andere Werte angezeigt werden, als tatsächlich eingegeben wurden. |
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Die wichtigsten Nachteile einer Excel-Lösung im Überblick
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kein Support für die Anwendung |
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langsame und umständliche Verwaltung bei Prozessen |
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Datensicherheit und Datenintegrität sind gefährdet |
Der Umstieg ist oftmals leichter als gedacht
Zugegeben die angesprochene Thematik ist nicht neu und viele IT-Manager wissen um diese Problematik. Aber warum wird dagegen nichts getan? Auf diese Frage, erhalte ich in der Regel folgende oder ähnliche Antworten:
- Eine Umstellung unserer Excel-Lösungen ist viel zu teuer
- Eine Umstellung unserer Excel-Lösungen bedeutet einen zu großen Zeitaufwand, wir haben dafür keine Ressourcen
- Die Excel-Lösungen sind zum Teil so komplex, dass versteht heute keiner mehr was da passiert
- Die Mitarbeiter sind die Arbeit gewohnt und haben das schon immer so gemacht
Bedenken Sie jedoch, dass Sie bereits viel Geld für SAP als Ihr unternehmensweites ERP-System bezahlen. Da sollten die Vorteile, dieses Systems doch optimal genutzt werden. Außerdem hat SAP mit HCM Processes and Forms bereits ein Technologie entwickelt, die den einfachen Umstieg von Papier- oder Excelprozessen bietet (zum Webinar). Auch darüber hinaus bietet die SAP zahlreiche standardisierte Prozesse und auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassbare Softwarelösungen. Ein Umstieg muss demnach weder teuer, noch zeitaufwendig sein. Umso eher damit begonnen wird, umso einfacher ist der Umstieg und das Etablieren einer kontrollierten und qualitativ hochwertigen IT-Landschaft.
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